OFFICINE E. BIGLIA & C. S.p.A. (in seguito la “Società”) ha adottato un sistema di gestione delle segnalazioni whistleblowing che prevede specifici canali di comunicazione per la ricezione e gestione delle segnalazioni, anche in forma anonima, di presunte irregolarità come riportato nella Procedura per la gestione delle segnalazioni Whistleblowing.
Si invitano tutti i dipendenti e collaboratori della Società nonché tutti gli altri soggetti che interagiscono con la Società a segnalare qualsiasi violazione rilevante ai fini della Procedura di cui gli stessi vengano a conoscenza, in qualunque fase del loro rapporto con la Società.

I canali di comunicazione e l’oggetto delle segnalazioni

Le segnalazioni devono essere inviate attraverso i seguenti canali.

Canali di segnalazione interni:

• Mediante la posta cartacea presso Development Compliance Partners S.r.l. in Via San Vittore al Teatro, 3 – 20123, Milano (MI). È necessario che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento (salvo si tratti di segnalazione anonima); la seconda con la segnalazione. Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “Riservata al Gestore Segnalazioni”.
• mediante incontro orale da organizzare con Gestore delle Segnalazioni Development Compliance Partners S.r.l. tramite e- mail al seguente indirizzo: segnalazioniwhistle@pec.bigliaspa.it

Canali di segnalazione esterni (da utilizzare in via residuale e solo in presenza dei requisiti indicati nella procedura whistleblowing):

• Divulgazione pubblica ossia rendendo di pubblico dominio le informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone;
• Segnalazione all’ANAC attraverso i) la piattaforma di cui al presente link https://whistleblowing.anticorruzione.it/#/, ii) segnalazione orale con chiamata ad operatore iii) incontro diretto o altro strumento messo a disposizione dall’ANAC;
• Denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile.

La segnalazione può avere ad oggetto:

• illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea relativi ai seguenti settori: relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
• atti od omissioni riguardanti il mercato interno (a titolo esemplificativo: violazioni in materia di concorrenza e di aiuti di Stato);
• atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione.

Garanzia di anonimato e divieto di atti di ritorsione

La Società garantisce la confidenzialità dell’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità.
I soggetti segnalati sono tutelati per quanto attiene sia alla confidenzialità delle segnalazioni che li riguardano e delle eventuali indagini svolte, sia alla protezione degli stessi da eventuali segnalazioni ritorsive e/o diffamatorie.
Sono espressamente vietati atti ritorsivi, vessatori o discriminatori, diretti o indiretti, per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione; tale protezione è garantita al segnalante anche quando la segnalazione, seppur infondata, si basi su criteri di buona fede e ragionevolezza.
Le violazioni della procedura e delle disposizioni in essa contenute possono essere oggetto di sanzioni disciplinari.

Soggetti deputati alla ricezione e gestione delle segnalazioni

La gestione dei canali di segnalazione è affidata al Gestore delle Segnalazioni individuato nella società Development Compliance Partners S.r.l.

Tempistiche di riscontro

Entro 7 giorni dalla ricezione della segnalazione verrà rilasciato al segnalante un avviso di ricevimento.
Entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento verrà riscontrata la segnalazione ovvero entro sei mesi in caso di Segnalazione esterna se ricorrono giustificate e motivate ragioni.

Modalità di archiviazione e conservazione delle segnalazioni

Il termine di conservazione dei dati è fissato a 5 anni dalla conclusione della procedura di segnalazione, come disciplinato dall’art. 14 comma 1 del d. lgs. 24 del 2023.

Documenti implementati dalla Società

Come richiesto dal Regolamento UE n. 679 del 2016 (c.d. GDPR) e dal d. lgs. 24 del 2023, la Società ha adottato la seguente documentazione:
– Informativa ai sensi dell’art. 13 del GDPR che illustra il trattamento dei dati del segnalante (Informativa segnalante);
– Informativa ai sensi dell’art. 14 del GDPR che illustra il trattamento dei dati della persona oggetto delle segnalazioni (Informativa persona coinvolta);
– Valutazione d’impatto ai sensi dell’art. 35 del GDPR avente ad oggetto le operazioni di trattamento dati connesse alla gestione dei canali di segnalazione in uso;
– Procedura per la gestione delle segnalazioni Whistleblowing.
La Società ha provveduto a nominare le persone autorizzate a ricevere e dare seguito alle segnalazioni ai sensi dell’art. 28 e 29 del GDPR.